Wewenang , Delegasi dan Desentralisasi

A.Wewenang (authority)

Adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi.

Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber wewenang, yaitu:

1. Teori formal (pandangan klasik)

Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.

2.Teori penerimaan (acceptance theory of authority)

Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.

Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

WEWENANG LINI DAN STAF

Lini mempunyai fungsi untuk bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan-tujuan

perusahaan.

Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi

utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.

Ada dua tipe staf, yaitu:

1.Staf pribadi (personal staf)

Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis.

2. Staf spesialis.

Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.

B. Delegasi

Adalah pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal kepada orang lain untuk

melaksanakan kegiatan tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah:

1.

Adalah proses manajer mengalokasikan wewenang ke bawah yaitu pada orang-orang

yang melapor kepadanya.

2.

Adalah pemberian otoritas atau kekuasaan formal dan tanggungjawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas organisasi.

Alasan perlunya pendelegasian, yaitu:

1. Memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dan bila mereka menangani setiap tugas

sendiri

2. Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien

3. Manajer dapat memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting

4. Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan alat untuk belajar dari kesalahan

Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai“the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah:

1. Prinsip Skalar

Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling

tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota

organisasi untuk megetahui:
a. kepada siapa dia dapat mendelegasikan
b. siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya
c. kepada siapa dia bertanggungjawab

Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:

a. gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnya

b. overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu

orang

c. splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan

organisasi

2.Prinsip kesatuan perintah (unity of command)

Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari

satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan

tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.

3.Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas

Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:

a. dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien

b. masing-masing orang dalam organisasi dapat melaksanakan tugas yang dibebankan

kepadanya secara efektif

c. akuntanbilitas penerimaan tanggungjawab dan wewenang

Ada 4 kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan:
1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.
2. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai ujuan atau tugas.
3. Penerimaan delegasi, yang menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.
4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:

1. Manajer memiliki banyak kesempatan untuk mencari dan menerima peningkatan

tanggungjawab dari tingkatan manajer yang tinggi

2. Memberikan keputusan yang lebih baik

3. Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan

4. Melatih bawahan memikul tanggungjawab, melakukan penilaian dan meningkatkan

keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif

Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu:

♥Keengganan untuk mendelegasikan wewenang

Penyebab keengganan untuk mendelegasikan wewenang adalah:

a. perasaan tidak aman. Manajer enggan mengambil resiko untuk melimpahkan tugas atau mungkin takut kehilangan kekuasaan bila bawahannya terlalu baik melaksanakan tugas.

b. ketidak mampuan manajer. Sebagian manajer bisa sangat tak teratur dalam membuat

perencanaan ke depan.

c. ketidak percayaan kepada bawahan

d. manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan

keputusan yang luas

Untuk jangka pendek, ketiadaan keyakinan ini dapat dibenarkan bila bawahan memang tidak memiliki pengetahuan dan keahlian. Untuk jangka panjang, tak ada alasan untuk membenarkan kegagalan melatih bawahan.

♥Keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang

Penyebab keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang adalah:

a. perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan resiko.

b. bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan.

c. bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab tambahan.

d. bawahan kurang peracaya diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang

pembuatan keputusan yang lebih besar

Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:

a. kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan

tugas yang dilimpahkan.

b. komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.